Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis, in dem wesentliche Informationen über in der Schweiz tätige Unternehmen und gewerbliche Organisationen eingetragen werden. Dazu gehören insbesondere Angaben zur Rechtsform, zum Sitz, zum Geschäftszweck, zu den Vertretungsberechtigten sowie – soweit eintragspflichtig – zu den Kapitalverhältnissen. Das Handelsregister bezweckt die Erfassung und Offenlegung rechtlich relevanter Tatsachen über Rechtseinheiten und dient der Rechtssicherheit sowie dem Schutz Dritter (Art. 927 Abs. 1 OR). Die Öffentlichkeit umfasst die Einträge, die Anmeldungen und die Belege (Art. 936 Abs. 1 OR).
Die schweizweiten Einträge können über die https://www.zefix.ch/ online abgefragt werden. Dies ist der sogenannte Zentrale Firmenindex der Schweiz. Die Einträge in das Handelsregister werden im Schweizerischen Handelsamtsblatt (SHAB) elektronisch veröffentlicht; mit der Veröffentlichung werden sie wirksam (Art. 936a Abs. 1 OR).
Wurde eine Tatsache ins Handelsregister eingetragen, so kann niemand einwenden, er habe sie nicht gekannt. Wurde eine Tatsache, deren Eintragung vorgeschrieben ist, nicht ins Handelsregister eingetragen, so kann sie einem Dritten nur entgegengehalten werden, wenn bewiesen wird, dass sie diesem bekannt war. Wer sich gutgläubig auf eine eingetragene Tatsache verlassen hat, obwohl sie unrichtig war, ist in seinem guten Glauben zu schützen, wenn dem keine überwiegenden Interessen entgegenstehen (Art. 936b OR Abs. 1 - 3). Eintragungen im Handelsregister müssen wahr sein und dürfen nicht zur Täuschung Anlass geben (Art. 929 Abs. 2 OR).
Der Zentrale Firmenindex wird vom Eidgenössischen Amt für das Handelsregister (EHRA) betrieben. Gespiesen wird er mit Daten der kantonalen Handelsregisterämter. Jeder Kanton führt sein eigenes Handelsregisteramt mit eigener Datenbank.
Die kantonalen Handelsregisterämter nehmen die Eintragungen in ihrem Kanton vor und sind für angemeldete Eintragungen, Anpassungen und Löschungen zuständig. Sie prüfen, ob die rechtlichen Voraussetzungen für eine Eintragung erfüllt sind, insbesondere ob die Anmeldung und die Belege keinen zwingenden Vorschriften widersprechen und den gesetzlich vorgeschriebenen Inhalt aufweisen (Art. 937 OR).
Welche Rechtseinheiten sich in das Handelsregister eintragen müssen, definiert Art. 927 Abs. 2 OR. Dazu gehören unter anderem die in der KMU‑Praxis typischen Rechtsformen wie Einzelunternehmen (ab einer bestimmten Umsatzgrösse), Aktiengesellschaften und GmbH. Jede Rechtseinheit erhält eine Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) und ist über diese Nummer jederzeit eindeutig identifizierbar. Gewerblich tätige Einzelunternehmen müssen sich in das Register eintragen lassen, wenn ihr jährlicher Umsatz mehr als CHF 100'000 beträgt; ausgenommen sind insbesondere freie Berufe sowie Landwirte, sofern sie kein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreiben (Art. 931 Abs. 1 OR).
Das Handelsregister funktioniert nach dem Anmeldeprinzip. Die angemeldeten Eintragungen sind durch geeignete Belege zu unterlegen. Im Alltag bildet die Handelsregisterverordnung des Bundes (HRegV) die praktische Grundlage für die Eintragungen, Änderungen und Löschungen von Unternehmen. Viele Verfahren und Voraussetzungen für Eintragungen sowie die benötigten Formulare und Belege sind darin konkret geregelt. Die HRegV dient im Umgang mit dem Handelsregisteramt als praktisches Handbuch.
Verschiedene einfache Anpassungen können ohne professionelle Hilfe direkt beim zuständigen Handelsregisteramt beantragt und umgesetzt werden. Solche einfachen Anpassungen sind beispielsweise:
- Adressänderungen innerhalb der Sitzgemeinde
- Personeneintragungen (Neueintragungen, Änderungen oder Löschungen von zeichnungsberechtigten Personen)
- bei bestehenden Personeneintragungen: Namensänderungen oder Wohnsitzwechsel
Verschiedene Handelsregisterämter stellen auf ihren Webseiten Merkblätter und Informationen zur Verfügung, wie welche Anpassungen vorzubereiten und zur Eintragung zu bringen sind. Teilweise werden auch Vorlagen und Musterformulare angeboten, die verwendet werden können.
Karolina Dobry Oesch, lic.iur. HSG, Advokatin als auch Notarin in den Kantonen Basel-Stadt und Basel-Landschaft, ist Teil des Legal-Teams der Wirtschaftskammer Baselland und schreibt zu Gesellschaftsrecht, Vertragsrecht, Erbrecht, Nachlassplanung sowie Immobilienrecht unter Berücksichtigung von notariellen Aspekten. Sie ist Partnerin in der Kanzlei Ludwig + Partner AG, in Basel.
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