Montagmorgen, keine Spur vom Chef. E-Mails bleiben unbeantwortet, dringende Entscheidungen liegen auf Eis, und niemand weiss, wer überhaupt unterschriftsberechtigt ist. Selbst der Safe mit der wichtigen Urkunde bleibt verschlossen, weil nur eine Person den Zugang kennt. Innerhalb weniger Stunden gerät der Betrieb ins Stocken – Unsicherheit breitet sich aus, Abläufe blockieren, Kunden warten. Was wie ein Ausnahmefall klingt, ist für KMU ein reales Risiko.
Gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen sind private und unternehmerische Belange eng miteinander verwoben. Fällt die Inhaberin oder der Inhaber unerwartet aus, betrifft das gleichzeitig den Betrieb und die Familie. Oft fehlen klare Stellvertretungsregelungen oder institutionelle Strukturen, die einen solchen Ausfall abfedern. Eine aufeinander abgestimmte Planung beider Bereiche ist deshalb keine Vorsichtsmassnahme, sondern eine unternehmerische Notwendigkeit.
Kurzfristig: Handlungsfähigkeit sichern
Betrieb – Führung und Zugriff
Klar geregelt sein muss, wer welche Entscheidungen treffen darf und wer rechtsverbindlich unterschreiben kann. Stellvertretungsregelungen sowie interne und externe Zeichnungsberechtigungen sind schriftlich festzulegen. Ebenso entscheidend ist der geregelte Zugriff auf Verträge, Passwörter und betriebsrelevante Dokumente, denn nur so laufen operative Abläufe ohne Unterbruch weiter. Kontovollmachten stellen sicher, dass laufende Verpflichtungen wie Löhne, Mieten oder Kreditraten fristgerecht erfüllt werden. Zudem ist festzulegen, wer im Todesfall Zugriff auf Bankkonten erhält, damit die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens gewahrt bleibt.
Privat – Patientenverfügung und Notfallvollmacht
Parallel sollte auf privater Ebene vorgesorgt werden. Eine Patientenverfügung legt fest, welche medizinischen Massnahmen gewünscht oder abgelehnt werden, und entlastet Angehörige sowie medizinisches Personal in einer ohnehin belastenden Situation. Eine Notfallvollmacht stellt sicher, dass eine Vertrauensperson gegenüber Behörden, Spitälern oder anderen Stellen sofort handlungsfähig ist. Beide Dokumente sollten griffbereit und den Vertrauenspersonen bekannt sein.
Mittelfristig: Absicherung planen
Betrieb – Unternehmensfortführung und strategische Optionen
Dauert die Abwesenheit länger als erwartet, braucht es eine vorbereitete Lösung. Geeignete Personen für eine interimistische Leitung sollten bestimmt sein, bevor dieser Fall eintritt. Gleichzeitig sind strategische Optionen zu prüfen: ein Verkauf, eine Liquidation oder eine geregelte Nachfolge.
Privat – Überblick für Nahestehende
Auch auf privater Ebene sind Vorkehrungen zu treffen. Nahestehende Personen sollten wissen, wo wichtige Unterlagen aufbewahrt werden, welche laufenden Verpflichtungen wie Versicherungen, Mietverträge, Ratenzahlungen bestehen und wen sie bei Bedarf kontaktieren können. Eine schriftlich festgehaltene Übersicht genügt oft, um Unsicherheit und Zeitverlust zu vermeiden.
Langfristig: Strategisch vorsorgen
Während die kurz- und mittelfristigen Massnahmen auf eine vorübergehende Abwesenheit ausgerichtet sind, stellen sich langfristig grundsätzlichere Fragen: Was geschieht dauerhaft mit dem Unternehmen und wer übernimmt Verantwortung, wenn eine Rückkehr nicht mehr möglich ist?
Betrieb – Unternehmensnachfolge konkret regeln
Frühzeitige Regelungen schaffen Klarheit darüber, wer Beteiligungen, Verantwortlichkeiten oder operative Aufgaben übernehmen soll. Die Optionen reichen von der Übergabe an Familienmitglieder über den Verkauf an eine bestimmte Person oder Dritte bis zum Management-Buyout durch bestehende Mitarbeitende oder einer geordneten Liquidation.
Privat – Vorsorgeauftrag, Nachlassplanung und finanzielle Absicherung
Mit einem Vorsorgeauftrag kann festgelegt werden, wer bei Urteilsunfähigkeit Entscheidungen treffen, Bankgeschäfte erledigen oder organisatorische Aufgaben übernehmen darf. Ein Testament oder Erbvertrag sollte nicht nur die familiäre Situation berücksichtigen, sondern auch klären, wer Unternehmensbeteiligungen erhält – und ob die Erben in der Lage und willens sind, diese zu übernehmen. Lebensversicherungen können helfen, Erben finanziell abzusichern oder Ausgleichszahlungen zu decken, wenn das Unternehmen an eine Person übergehen soll, andere Erben aber möglichst gleichgestellt werden sollen. Bei Verheirateten kann ein Ehevertrag zudem regeln, wie Unternehmenswerte güterrechtlich behandelt werden.
Digitaler Nachlass
Schliesslich ist, auf betrieblicher wie auf privater Ebene, der digitale Nachlass zu regeln: Der Zugang zu E-Mail-Konten, Cloud-Lösungen und weiteren digitalen Anwendungen sollte dokumentiert und einer Vertrauensperson zugänglich sein und bereits im Vorfeld geklärt werden, was mit den Konten geschehen soll.
Fazit
Wer frühzeitig klar regelt, wer handeln darf und was mit dem Unternehmen geschehen soll, schützt nicht nur den Betrieb, sondern auch die Familie. Eine durchdachte Notfallplanung schafft Klarheit, erhöht die Reaktionsfähigkeit und stellt sicher, dass das Unternehmen auch in ausserordentlichen Situationen handlungsfähig bleibt.
Karolina Dobry Oesch, lic.iur. HSG, Advokatin als auch Notarin in den Kantonen Basel-Stadt und Basel-Landschaft, ist Teil des Legal-Teams der Wirtschaftskammer Baselland und schreibt in der Rubrik "Ratgeber Recht" zu Gesellschaftsrecht, Vertragsrecht, Erbrecht, Nachlassplanung sowie Immobilienrecht unter Berücksichtigung von notariellen Aspekten. Sie ist Partnerin in der Kanzlei Ludwig + Partner AG, in Basel.
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